ERP kiezen in de staalbouw: de partij achter de software maakt het verschil

Het selectietraject voor een nieuw ERP-systeem begint vaak bij functionaliteiten: wat kan het systeem, welke koppelingen zijn mogelijk en welke wensen kunnen worden afgevinkt? Volgens Niels Oudenaarden, commercieel directeur bij Liemar, zegt dat maar een deel over de uiteindelijke waarde. “De bedrijven die heel bewust kiezen, kijken niet alleen naar de software. Ze kijken ook naar de partij met wie ze de komende jaren hun bedrijfsvoering verder willen brengen.”

De ERP-markt is volop in beweging. Technologisch kan er steeds meer en op het eerste gezicht lijken oplossingen soms sterk op elkaar. Projectadministratie, urenregistratie, inkoop, planning en financiële verwerking zijn in allerlei vormen beschikbaar. Daarom zegt een uitgebreide wensenlijst volgens Niels steeds minder over de uiteindelijke kwaliteit van de keuze. “Zo’n lijst geeft natuurlijk houvast. Maar als meerdere leveranciers vrijwel alle vinkjes kunnen zetten, weet je nog steeds niet met wie je straks de beste samenwerking krijgt.” Toch wordt dat verschil volgens hem vaak al zichtbaar voordat de software überhaupt uitgebreid wordt gedemonstreerd.

Eerst het bedrijf, dan het systeem

“Voor mij wordt het interessant als we praten over hoe een project in de praktijk door een bedrijf loopt”, zegt Niels. “Waar loopt informatie goed door en waar niet? Waar ontstaat onzekerheid? Waar hebben afdelingen ieder hun eigen werkelijkheid? Dat zegt uiteindelijk veel meer dan alleen de vraag of ergens een bepaalde functie voor bestaat.”

In een staalbouwbedrijf staan calculatie, werkvoorbereiding, inkoop, planning, productie, montage, projectleiding en financiën niet los van elkaar. Wat ergens in het proces gebeurt, heeft gevolgen voor andere onderdelen van de organisatie. Ook daar zit volgens Niels een belangrijk verschil tussen ERP-oplossingen. Veel systemen zijn historisch opgebouwd vanuit afzonderlijke modules of functionele gebieden. Die onderdelen kunnen ieder op zichzelf goed functioneren, terwijl informatie in de praktijk toch verzuild blijft. “Je kunt ieder onderdeel afzonderlijk prima automatiseren en toch geen integraal werkend bedrijf hebben. De samenhang maakt het verschil.”

Liemar heeft er door de jaren heen bewust voor gekozen om vanuit die samenhang te kijken: het project en de bedrijfsvoering daaromheen staan centraal. “Wat in de calculatie gebeurt, krijgt later betekenis voor het project. Het project vraagt capaciteit en materiaal, de uitvoering levert voortgang en uren op en uiteindelijk wil je begrijpen wat dat voor het geheel betekent. Die informatie moet door het bedrijf heen bruikbaar blijven.”

De eerste vraag is niet altijd de echte vraag

Deze manier van kijken wordt ook zichtbaar tijdens selecties en implementaties. In een recent traject lag er een vrij concrete wens voor de inrichting van het systeem. Technisch kon dat prima. Toch ontstond in de gesprekken al snel een andere discussie over wat die keuze later voor de rest van het proces zou betekenen.

“Op zo’n moment moet je verder kijken dan de oorspronkelijke vraag”, zegt Niels. “Als wij zien dat een keuze verderop in het proces nieuwe problemen kan veroorzaken, dan bespreken we dat. Soms betekent dat dat je uiteindelijk voor een andere inrichting kiest dan in eerste instantie bedacht was.” Volgens hem weet een bedrijf meestal heel goed waar het last van heeft. Maar de eerste oplossing die daarbij wordt bedacht, lost wellicht niet het werkelijke probleem op.

“De verleiding is om een concrete wens meteen te configureren. Wij willen eerst begrijpen wat erachter zit. Regelmatig kom je dan uiteindelijk ergens anders uit dan waar het gesprek begon.” Daarbij hoeft Liemar de klant niet te vertellen hoe hij staal moet produceren. “Onze klanten kennen hun vak en hun product veel beter dan wij. Wat wij toevoegen is dat we begrijpen wat projectmatig produceren betekent en hoe de verschillende processen en informatie binnen zo’n organisatie samenkomen.”

Dus niet iedere wens wordt zonder meer overgenomen. Een uitzondering die voor één afdeling logisch lijkt, kan verderop extra werk of minder bruikbare informatie opleveren. “Als wij vanuit ervaring zien dat een keuze later problemen kan geven, dan zeggen we dat. Anders voeg je uiteindelijk weinig toe.”

De betekenis van samenwerken

Vooral als de praktijk anders blijkt dan vooraf gedacht, wordt volgens Niels zichtbaar welke partij een bedrijf heeft gekozen. “Als alles volgens plan loopt, is samenwerken niet zo ingewikkeld. Het wordt interessant als het anders gaat. Dan moet je samen kunnen kijken naar wat er werkelijk speelt en wat op dat moment verstandig is voor het bedrijf.”

Dat vraagt ook iets van de klant. Een ERP-implementatie is geen IT-project dat volledig bij een leverancier kan worden neergelegd. Processen moeten kritisch bekeken worden, mensen moeten keuzes maken en soms moeten vertrouwde werkwijzen veranderen. “Daar moet je elkaar in kunnen uitdagen. Een partner die overal ‘ja’ op zegt, klinkt misschien prettig, maar daar heeft een bedrijf op langere termijn niet altijd het meeste aan.”

Recente klanten kiezen bewust breder

Niels merkt dat bedrijven die de afgelopen periode voor Liemar hebben gekozen, nadrukkelijk verder keken dan de software alleen. De functionaliteit werd vanzelfsprekend kritisch beoordeeld, maar ook branchekennis, de mensen achter de oplossing, de wijze van samenwerken en de visie op de langere termijn speelden een belangrijke rol. “Dat vind ik gezonde selectietrajecten. Natuurlijk moet een bedrijf kritisch kijken naar wat onze oplossing kan. Maar ik vind het minstens zo belangrijk dat ze willen weten hoe wij denken, of we hun organisatie werkelijk begrijpen en hoe we handelen als het ingewikkeld wordt.”

In verschillende recente trajecten werd daarom veel tijd besteed aan gesprekken voordat alle details van de inrichting aan bod kwamen. “Je merkt dan dat een bedrijf niet alleen probeert vast te stellen of het pakket past. Ze proberen ook te beoordelen of wij als partij passen. Dat is terecht, want met een ERP-partner ga je normaal gesproken jarenlang samenwerken.”

Branchekennis moet blijken uit de praktijk

Woorden als meedenken, partnerschap, grip en branchekennis worden inmiddels veel gebruikt in de ERP-markt. Niels ziet dat als een logische ontwikkeling, maar plaatst er ook een kanttekening bij. “Je kunt zulke woorden makkelijk gebruiken. Uiteindelijk moet een klant ze ervaren.”

Voor Liemar betekent branchekennis meer dan de terminologie van de staalbouw kennen. Het vooral in het herkennen van situaties en patronen. “Als je jarenlang met projectmatig werkende staal- en metaalbouwbedrijven werkt, herken je bepaalde dingen eerder.” Hetzelfde geldt voor persoonlijk contact. “Dat betekent voor mij dat je werkelijk begrijpt wat er binnen een organisatie speelt en dat je betrokken blijft. Ook na de implementatie.”

Uiteindelijk gaat het om het effect

“Software is geen doel op zichzelf. Je wil dat mensen beter kunnen samenwerken, dat informatie samenhangt en dat je eerder en beter kunt sturen.” Functionaliteit, techniek en een goede inrichting blijven vanzelfsprekend belangrijke voorwaarden. Maar wie alleen daarop selecteert, beoordeelt slechts een deel van de toekomstige samenwerking.

“De meest waardevolle gesprekken gaan uiteindelijk zelden over een scherm”, besluit Niels. “Die gaan over hoe een bedrijf werkt, waar het naartoe wil en waar het beter grip op wil krijgen. De software moet dat vervolgens ondersteunen.”

Kies voor een systeem dat niet alleen vandaag past en voor de partij die je de komende jaren gaat helpen om je bedrijf verder te brengen.