‘De software beperkt zich niet tot de staalbouw alleen’

Van opzien tegen automatiseren tot niet meer zonder kunnen

Constructiebedrijf van de Camp is al bijna een halve eeuw gespecialiseerd in de engineering en productie van staalconstructies voor de woningbouw, hallenbouw en overige constructieve werken. “Klanten kunnen bij ons terecht voor complete staalconstructies, lateien, trappen, balustrades, laswerk, slijtvaste platen en diverse reparatiewerken”, vertelt directeur/eigenaar Roy van de Camp. “Als kleinschalig familiebedrijf werken we met een hecht team van vakmensen. Hierdoor zijn de lijnen kort en kunnen we een constante hoge kwaliteit garanderen. Doordat al onze staalprojecten geoffreerd en beheerd worden in MatrixMetaal, behouden we continu het overzicht.”

Constructiebedrijf van de Camp is gevestigd in Megen, gemeente Oss, waar zij beschikt over een productiehal van circa 1.000 m2, een buitenopslag van circa 3.000 m2 en een kantoorgebouw die stap voor stap geüpgraded worden. Met Roy van de Camp staat sinds circa drie jaar de tweede generatie aan het roer van het staalconstructiebedrijf. Onder zijn vleugels is ook gestart met MatrixMetaal. “Waar MatrixMetaal met name gebruikt wordt om nieuwe projecten te calculeren, benutten wij de MatrixProject-module voor ons offertebeheer, opdrachtenbeheer, tijdsregistratie en nacalculatie”, vertelt hij. “Wat me vooral aanspreekt aan de software, zijn de flexibiliteit en uitgebreide mogelijkheden. Bovendien heeft Matrix Software een moderne kijk op softwareontwikkeling. Ik ben een out-of-the-box-denker en wil ook gebruik kunnen maken van functionaliteiten die misschien niet standaard zijn. Matrix Software denkt hier heel prettig in mee. Bijvoorbeeld met betrekking tot de visualisatie van bepaalde gegevens en het maken van rapporten. Iedereen kan het programma naar zijn eigen hand zetten.” Ook is hij heel tevreden over de tijdsregistratie. “Waar vroeger iedereen zijn eigen projecturen bijhield in een schriftje, wordt dit nu op één centrale locatie en digitaal verzameld en geregistreerd. Hierdoor hebben we altijd een goede basis voor de nacalculatie. De lijnen zijn echt een stuk korter.”

Direct opgeslagen

“Wanneer een projectaanvraag bij ons binnenkomt, dan wordt deze direct in de database van MatrixMetaal opgeslagen”, aldus Van de Camp. “Vervolgens kunnen we hier ook een indiendatum aan toevoegen. Bovendien kunnen we automatisch een mail naar de klant versturen, dat we de aanvraag hebben ontvangen en wanneer hij/zij een reactie mag verwachten. Alle informatie die vervolgens wordt toegevoegd, wordt automatisch opgeslagen op de Matrix Drive. Hierdoor blijven alle aanvraagstukken te allen tijde beschikbaar.”

Offreren en calculeren

“Om te offreren, klik ik heel eenvoudig op de knop ‘offerte maken’”, aldus Van de Camp. “Vervolgens kan ik in de projectomgeving de calculatie opstarten. In ons externe tekenpakket maak ik een calculatiemodel, dat in MatrixMetaal wordt ingeladen en gecalculeerd, op basis van de leveranciersprijzen die door Matrix Software up-to-date worden gehouden én waaraan mijn kortingen al zijn gekoppeld. Naar wens kan ik ook eenvoudig teksten aan de offerte toevoegen. Hierbij kan ik gebruikmaken van standaard tekstfragmenten. Dit betekent dat standaard teksten met één druk op de knop ingevoegd en weer verwijderd kunnen worden. Een flink voordeel ten opzichte van bijvoorbeeld Microsoft Word, dat veel bewerkelijker is. Is de offerte gereed, dan kan eenvoudig met één druk op de knop een offerterapport gegenereerd worden, waarin naast de offerte ook bijbehorende tekeningen, algemene voorwaarden en andere bestanden opgenomen kunnen worden. Simpelweg door de gewenste bestanden aan te vinken. Vervolgens kan het geheel direct vanuit MatrixMetaal naar de klant worden verzonden.” 

Opdrachtfase

Na akkoord van de klant kan de offerte in MatrixMetaal worden omgezet in een opdracht. “Vervolgens kan ik eventuele wijzigingen en meerwerken toevoegen, zodat zij voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar zijn.” In de opdrachtfase worden alle kantooruren, werkplaatsuren, transportbewegingen et cetera geregistreerd. “En ook de inkoop van materialen wordt via het systeem uitgevoerd. Simpelweg door de definitieve tekening in te laden en – met behulp van een speciale button – de werkelijk benodigde materialen te filteren voor bestelling. Hier is het tevens mogelijk om de offertecalculatie en opdrachtcalculatie direct met elkaar te vergelijken.” In de realisatiefase kunnen bijvoorbeeld de inkoopfacturen op de Matrix Drive opgeslagen en gekoppeld worden aan de materiaalcertificaten (attesten). “Hierdoor ontstaat een compleet projectdossier, waarin we op elk moment eenvoudig de juiste informatie kunnen terugvinden en waarmee ook de CE-certificering is gewaarborgd.”

Facturatie

“In de facturatiefase kunnen naar wens totaalfacturen, termijnfacturen of facturen op basis van regie gemaakt worden”, weet Van de Camp. “Op dit moment is er nog geen koppeling met ons boekhoudpakket, maar wij zijn wel voornemens om dit binnenkort in orde te maken. Daarna is de cirkel van calculeren, offreren, projectbeheer en factureren helemaal rond.”

Goed geluisterd naar de praktijk

“Matrix Software is een hele fijne organisatie om mee te werken”, benadrukt Van de Camp. “Helpdeskvragen worden waar mogelijk direct opgepakt en opgelost. Bovendien wordt goed geluisterd naar de praktijk. Waar wij in onze staalbouw bijvoorbeeld veel op letten, is de werkelijke prijs per kilo. Deze prijs kwam ik bij ‘materiaalverbruik’ in MatrixMetaal (nog) niet tegen. Hier heb ik een ‘wens’ voor ingediend, die in de eerstvolgende versie al is verwerkt. De software wordt continu geïnnoveerd en verbeterd, op basis van wensen en inzichten uit de markt.”

Prettige leercurve

“Naast staalconstructies, leveren wij steeds vaker ook de funderingen, beplating en vloeren”, besluit Van de Camp. “Ook hier biedt MatrixMetaal een oplossing voor. De software beperkt zich niet tot de staalbouw alleen. Als ik bijvoorbeeld een artikelnummer wil aanmaken voor een paneel of kanaalplaatvloer, dan kan dat gewoon. Het programma beweegt echt mee met de ontwikkelingen van ons bedrijf. Bovendien is de leercurve heel prettig. Ook omdat de branche- en productmanagers je in bescherming nemen. Als ik ergens aan begin, wil ik het liefst volgende week al volledig up and running zijn. Branchemanager Jacko Woutersen heeft me hierin afgeremd door de diverse modules stap voor stap en bedrijfsbreed te verkennen. Hierdoor bleef de verandering voor iedereen behapbaar en kon toch van meet af aan nuttig met het programma gewerkt worden. Het programma is stap voor stap te integreren en direct van toegevoegde waarde.”