Peppol in der Praxis: Was ändert sich für Stahlbauunternehmen?

Am 22. Mai organisierte Liemar zusammen mit Nymus und InfoSteel eine interaktive Wissenssession über Peppol. Ein heißes Thema, denn ab 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung über das Peppol-Netzwerk in Belgien obligatorisch - und das hat direkte Auswirkungen auf den Sektor. Während des Webinars gaben wir einen Einblick in die Gesetzgebung, die Technologie hinter Peppol und vor allem, was dies konkret für die Stahl- und Metallpraxis bedeutet.

Für viele Unternehmen ist Peppol noch kein alltägliches Thema, aber das wird sich bald ändern. Ab dem 1. Januar 2026 werden belgische Unternehmen verpflichtet sein, ihre Geschäftsrechnungen über das Peppol-Netz zu versenden und zu empfangen. Dann werden auch gängige Methoden wie eine E-Mail mit PDF oder Papierrechnungen aus dem Verwaltungsprozess verschwinden.

Für niederländische Unternehmen läuft die Frist bis 2030, aber auch für sie ist es ratsam, rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen - insbesondere für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind.

Das Webinar konzentrierte sich nicht nur auf die Gesetzgebung, sondern vor allem auf die Auswirkungen auf bestehende Prozesse und darauf, wie Liemar zusammen mit Nymus Unternehmen dabei unterstützt.

Was ist Peppol?

Peppol steht für Paneuropäisches öffentliches Auftragswesen Online. Es handelt sich um ein europäisches Netz für die sichere und standardisierte elektronische Rechnungsstellung. Sender und Empfänger tauschen ihre Rechnungen über autorisierte Access Points aus, das Nachrichtenformat ist dabei nach UBL (Universal Business Language) genormt. Dieser Ansatz bietet Rechtssicherheit, volle Rückverfolgbarkeit und automatische Verarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen. Manuelle Kontrollen und das Risiko von Fehlern werden dadurch stark reduziert.

Ein wesentlicher Unterschied zur Rechnungsstellung im PDF-Format besteht darin, dass Peppol garantiert, dass Rechnungen unterwegs nicht verändert werden können und dass jeder Schritt - vom Versand bis zum Empfang - technisch validiert und bestätigt ist.

Was wird sich in der Praxis ändern?

Die Verpflichtung bedeutet, dass Sie als Unternehmen sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen an einen Peppol Access Point angeschlossen sein müssen. Sie brauchen Ihr Buchhaltungssystem nicht zu ändern: Die Verbindung zu Peppol erfolgt über diesen Access Point, der dann die Daten sicher und korrekt an Ihre bestehende Software überträgt.

Von Liemar aus stellen wir die korrekte Lieferung der Rechnungsdaten aus dem ERP-System sicher. Nymus verwaltet den Access Point, einschließlich Versand, Empfang und Validierung von Nachrichten. Auf diese Weise bleiben Ihre bestehenden Prozesse intakt, sind aber rechtlich und technisch auf die neuen Anforderungen vorbereitet.

Speziell für den Stahlbau

Der Stahlbau ist ein projektorientierter Sektor mit administrativen Besonderheiten, die nicht immer zu Standardlösungen passen. Denken Sie nur an Bedarfsmeldungen, getrennte Rechnungen pro Projektkomponente oder spezifische Mehrwertsteuerregelungen. In der Sitzung wurde deutlich, dass sich viele Unternehmen fragen, ob Peppol für ihre Praxis ausreichend flexibel ist. Unserer Erfahrung nach kann es das auf jeden Fall - solange man die richtige technische Übersetzung vornimmt. Liemar macht das zusammen mit Nymus, wobei sich ERP-Kenntnisse und Infrastruktur gegenseitig ergänzen.

Internationale Rechnungen

Die Verpflichtung gilt vorerst nur für Transaktionen zwischen belgischen Unternehmen. Für andere Situationen, wie z.B. Eingangsrechnungen aus dem Ausland, bleiben die bestehenden Methoden vorerst erlaubt. Wir stellen jedoch fest, dass sich immer mehr Unternehmen bewusst dafür entscheiden, auch diese Rechnungen über Peppol laufen zu lassen, wenn sie ohnehin an das Netz angeschlossen sind. Denn das sorgt für Konsistenz, Schnelligkeit und zusätzliche Sicherheit innerhalb der gesamten Verwaltungskette.

Wie weiter?

Im September wird Liemar ein Folge-Webinar organisieren, in dem der gesamte Prozess konkret durchgespielt wird: von der Erstellung einer Rechnung bis zu ihrer Verarbeitung in der Buchhaltung. Natürlich steht das Team von Liemar allen Unternehmen, die sich weiter informieren möchten oder Fragen zu ihrer eigenen Situation haben, gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.