Grip op onderhanden werk

De basis voor controle, groei en winstgevendheid

Onderhanden werk (OHW) is een onderwerp waar elk bedrijf mee worstelt. OHW omvat alles wat er aan een project is gedaan én wat nog moet worden afgerond, inclusief bijbehorende kosten en opbrengsten Het is soms best complex om een inschatting te maken van wat het gaat kosten om een werk af te maken en welke opbrengsten daar tegenover staan. Grip op de onderhanden werkpositie is een van de sleutels tot succes voor projectmatig werkende productiebedrijven, waarbij het doel is om winstgevender te worden en meer rendement te creëren. Vanwege dit grote belang heeft Liemar een kennissessie georganiseerd rond dit thema. Beton & Staalbouw was erbij en we delen hier de belangrijkste bevindingen. Doe er je voordeel mee!

Liemar is veel meer dan een softwarefabrikant en heeft ook een heel eigen visie op service. “Omdat we bij zoveel verschillende bedrijven letterlijk in de keuken meekijken, weten we hoe de hazen lopen en wat er speelt in de branche”, zegt commercieel directeur Niels Oudenaarden. “We fungeren dan ook steeds meer als kennispartner en organiseren geregeld kennissessies voor onze klanten. Die sessies staan niet alleen in het teken van ‘zenden’, maar zijn vooral ook heel interactief. We vinden het belangrijk dat onze klanten van elkaars expertise en ervaringen leren om samen tot een nóg hoger niveau te komen als het gaat om controle en grip op processen.”

Kloppend hart

De meest recente sessie stond in het teken van onderhanden werk. “Het is niet zomaar een administratief begrip; het is het kloppende hart van een projectmatige organisatie. Het biedt inzicht in de voortgang, financiële gezondheid en winstgevendheid van je projecten. Begrijpen hoe je OHW effectief beheert, maakt het verschil tussen controle houden en grip verliezen. Dan kun je het ook inzetten als een effectief stuurmiddel”, zegt Pieter Dekkers van ValueiQ, samen met Barry van den Reek van Liemar de keynote sprekers tijdens de sessie. “Het succes begint bij duidelijkheid. Je moet precies weten hoeveel werk al is uitgevoerd en wat dit betekent voor je resultaten.” Van den Reek kan dat beamen en vult aan: “Met een wekelijkse evaluatie voorkom je dat projecten uit de hand lopen. Het is niet voldoende om afwijkingen enkel vast te leggen; je koppelt ze direct terug aan de planning én nacalculatie. Dit levert inzicht op in kosten en prestaties.” Hoe verder je in het project komt, hoe scherper je inzicht moet zijn in de verhouding tussen kosten en opbrengsten. Dekkers: “Wanneer je vroegtijdig signaleert dat een project verliesgevend dreigt te worden, neem je direct actie. Dit vereist lef én discipline. Het is een belangrijke regel in financieel gezond ondernemen: een verlies neem je onmiddellijk. Wachten tot het einde is geen optie.”

Samenwerken

Eén van de grootste uitdagingen in OHW is volgens Dekkers de samenwerking tussen afdelingen. “Hoe zorg je dat iedereen dezelfde taal spreekt? Het creëren van transparantie is essentieel. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot realtime informatie. Alleen dan kun je beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van aannames. Goede registratie is hierbij een sleutel tot succes. Dagelijks inzicht in de gemaakte uren, voortgang en kosten voorkomt verrassingen en maakt directe bijsturing mogelijk. Hoe sneller je inzicht hebt, hoe beter je projecten onder controle blijven. Digitale tools zoals ERP-systemen maken dit mogelijk door direct inzicht te bieden. Dit voorkomt dat afdelingen langs elkaar heen werken en versnelt de besluitvorming. Als elke afdeling begrijpt wat haar bijdrage is aan het succes van een project, werkt iedereen met meer focus en effectiviteit.”

Overweeg een one-piece flow

Naast het zichtbaar maken en elimineren van verspilling ligt volgens Dekkers ook in productieprocessen verbetering binnen handbereik. “Overweeg bijvoorbeeld een overgang van batch-productie naar een one-piece flow. Hoewel batch-productie efficiënt lijkt, creëert het vaak onnodige voorraden en vertragingen. Door producten één voor één door het proces te laten stromen, werk je sneller én efficiënter. Het is een eenvoudige aanpassing met grote impact. Hoe minder tijd je verspilt aan tussenstappen, hoe sneller je je product kunt factureren.”

Gezond financieel beleid

Het beheren van OHW gaat hand in hand met gezond financieel beleid. Liquiditeit is hierin een cruciale factor. Hoe sneller je factureert, hoe sterker je cashflow wordt. Een hoge hoeveelheid OHW kan wijzen op problemen: te grote voorraden, vertraagde betalingen of inefficiënties in je processen. “De kunst is om de balans te vinden. Te weinig OHW kan betekenen dat je projecten niet soepel lopen, terwijl te veel OHW de druk op je werkkapitaal verhoogt. Focus daarom op een strakke planning, korte doorlooptijden en duidelijke afspraken met klanten. Zorg dat betaaltermijnen scherp zijn en voorkom dat projecten stilvallen door financieringsproblemen”, adviseert Dekkers. “Creëer ook een helder structuur in je kostenregistratie, zodat je op elk moment weet wat gepland is, wat uitgegeven is en wat nog verwacht wordt”, zegt Van den Reek. “Zo houd je dus elke fase van een project financieel helder. Dit inzicht stel je veilig door facturen en bestellingen direct te koppelen aan de voortgang van het project. Met realtime gegevens maak je nauwkeurige prognoses en voorkom je verrassingen. Wanneer materiaalprijzen veranderen of onverwachte kosten ontstaan, neem je deze direct op in je cijfers. Zo behoud je controle en voorkom je dat winstgevendheid ongemerkt verdampt.”

Keuzes maken

De vastgelegde informatie waarop je je bedrijf en projecten stuurt, zijn samen te brengen tot vijf statistieken: algemene kosten, kostendekking, projectresultaten, project- en productieplanning en liquiditeitsplanning. Van den Reek: “Maar zoveel bedrijven, zoveel processen, zoveel automatiseringsniveaus. Niet vreemd dus, we een diversiteit aan methoden hebben om je onderhanden werk te bepalen. Dat is tooling. En wát je kiest, is minder belangrijk dan dát je kiest. Veel belangrijker is dat je besluit hoe je onderhanden werk in jouw organisatie gaat waarderen: zo werken wij. Als je dat op een goede manier doet, kun je gaan sturen op een goed eindresultaat.”

OHW is dus geen administratief proces, maar een strategisch instrument dat grip geeft op je projecten. “Door continu de voortgang te monitoren, verspilling te elimineren en data slim te gebruiken, bouw je aan een efficiëntere en winstgevendere toekomst”, resumeert Oudenaarden. “Start dus vandaag nog met het dagelijks actualiseren van planning, voortgang en kosten, met het digitaliseren van processen voor meer overzicht en betrouwbaarheid, met het elimineren van verspilling door lean-methodes toe te passen én investeer in een betere samenwerking tussen teams met gedeelde gegevens en doelen. Daarmee zet je de standaard voor de toekomst.” 

Ook een Liemar kennissessie bijwonen? Houd de agenda op de website van Liemar Software in de gaten en schrijf je vooral in voor de nieuwsbrief, want dan hoor je het uit eerste hand.