Plattform zu Beton und Stahl im Bauwesen
Der Auswahlprozess für ein neues ERP-System beginnt oft bei den Funktionen: Was kann das System leisten, welche Anbindungen sind möglich und welche Anforderungen lassen sich abhaken? Laut Niels Oudenaarden, kaufmännischer Leiter bei Liemar, sagt das jedoch nur teilweise etwas über den letztendlichen Nutzen aus. “Unternehmen, die ihre Entscheidung sehr bewusst treffen, betrachten nicht nur die Software. Sie betrachten auch den Partner, mit dem sie ihre Geschäftsabläufe in den kommenden Jahren weiterentwickeln möchten.”
Der ERP-Markt ist in voller Bewegung. Technologisch ist immer mehr möglich, und auf den ersten Blick scheinen sich die Lösungen manchmal stark zu ähneln. Projektverwaltung, Zeiterfassung, Einkauf, Planung und Finanzabwicklung sind in den unterschiedlichsten Formen verfügbar. Deshalb sagt eine umfangreiche Wunschliste laut Niels immer weniger über die letztendliche Qualität der Wahl aus. “Eine solche Liste bietet natürlich Orientierung. Aber wenn mehrere Anbieter fast alle Kriterien erfüllen können, weiß man immer noch nicht, mit wem man später am besten zusammenarbeiten wird.” Dennoch wird dieser Unterschied seiner Meinung nach oft schon sichtbar, bevor die Software überhaupt ausführlich vorgeführt wird.
“Für mich wird es erst dann interessant, wenn wir darüber sprechen, wie ein Projekt in der Praxis in einem Unternehmen abläuft”, sagt Niels. “Wo fließt der Informationsfluss reibungslos und wo nicht? Wo entstehen Unsicherheiten? Wo haben die Abteilungen jeweils ihre eigene Realität? Das sagt letztendlich viel mehr aus als nur die Frage, ob es irgendwo eine bestimmte Funktion gibt.”
In einem Stahlbauunternehmen sind Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Planung, Produktion, Montage, Projektleitung und Finanzen untrennbar miteinander verbunden. Was an einer Stelle im Prozess geschieht, hat Auswirkungen auf andere Bereiche des Unternehmens. Auch hier gibt es laut Niels einen wichtigen Unterschied zwischen den verschiedenen ERP-Lösungen. Viele Systeme sind historisch aus einzelnen Modulen oder Funktionsbereichen aufgebaut. Diese Komponenten können zwar für sich genommen gut funktionieren, doch in der Praxis bleiben die Informationen dennoch isoliert. “Man kann jeden Teilbereich für sich genommen hervorragend automatisieren und hat dennoch kein integral funktionierendes Unternehmen. Der Zusammenhalt macht den Unterschied.”
Liemar hat sich im Laufe der Jahre bewusst dafür entschieden, die Dinge aus diesem Zusammenhang heraus zu betrachten: Das Projekt und die damit verbundene Betriebsführung stehen im Mittelpunkt. “Was in der Kalkulation geschieht, gewinnt später für das Projekt an Bedeutung. Das Projekt erfordert Kapazitäten und Material, die Ausführung bringt Fortschritte und Arbeitsstunden mit sich, und letztendlich möchte man verstehen, was das für das Gesamtbild bedeutet. Diese Informationen müssen unternehmensweit nutzbar bleiben.”
Diese Sichtweise zeigt sich auch bei der Auswahl und Implementierung von Systemen. In einem kürzlich durchgeführten Projekt gab es einen recht konkreten Wunsch hinsichtlich der Gestaltung des Systems. Technisch war dies problemlos möglich. Dennoch entwickelte sich in den Gesprächen schon bald eine andere Diskussion darüber, welche Auswirkungen diese Entscheidung später auf den weiteren Verlauf des Prozesses haben würde.
“In einem solchen Moment muss man über die ursprüngliche Frage hinausblicken”, sagt Niels. “Wenn wir sehen, dass eine Entscheidung im weiteren Verlauf des Prozesses neue Probleme verursachen könnte, besprechen wir das. Manchmal bedeutet das, dass man sich letztendlich für eine andere Lösung entscheidet als ursprünglich vorgesehen.” Seiner Meinung nach weiß ein Unternehmen meist sehr genau, womit es zu kämpfen hat. Aber die erste Lösung, die dabei gefunden wird, löst möglicherweise nicht das eigentliche Problem.
“Die Versuchung ist groß, einen konkreten Wunsch sofort zu konfigurieren. Wir wollen jedoch zunächst verstehen, was dahintersteckt. Oftmals landet man dann letztendlich an einem ganz anderen Punkt als dort, wo das Gespräch begonnen hat.” Dabei muss Liemar dem Kunden nicht erklären, wie er Stahl herstellen soll. “Unsere Kunden kennen ihr Fachgebiet und ihr Produkt viel besser als wir. Was wir beitragen, ist, dass wir verstehen, was projektbezogene Fertigung bedeutet und wie die verschiedenen Prozesse und Informationen innerhalb einer solchen Organisation zusammenwirken.”
Es wird also nicht jeder Wunsch ohne Weiteres übernommen. Eine Ausnahme, die für eine Abteilung sinnvoll erscheint, kann an anderer Stelle zusätzlichen Aufwand oder weniger brauchbare Informationen zur Folge haben. “Wenn wir aus Erfahrung erkennen, dass eine Entscheidung später zu Problemen führen kann, dann sagen wir das auch. Sonst trägt man letztendlich wenig bei.”
Vor allem wenn sich die Praxis anders darstellt als ursprünglich angenommen, zeigt sich laut Niels, für welchen Partner sich ein Unternehmen entschieden hat. “Wenn alles nach Plan läuft, ist die Zusammenarbeit nicht besonders kompliziert. Interessant wird es erst, wenn es anders läuft. Dann muss man gemeinsam prüfen können, was wirklich vor sich geht und was in diesem Moment für das Unternehmen sinnvoll ist.”
Das stellt auch Anforderungen an den Kunden. Eine ERP-Implementierung ist kein IT-Projekt, das vollständig einem Anbieter überlassen werden kann. Prozesse müssen kritisch unter die Lupe genommen werden, die Mitarbeiter müssen Entscheidungen treffen und manchmal müssen bewährte Arbeitsweisen geändert werden. “Da muss man sich gegenseitig herausfordern können. Ein Partner, der zu allem ‘Ja’ sagt, klingt vielleicht angenehm, aber langfristig ist das für ein Unternehmen nicht immer das Beste.”
Niels stellt fest, dass Unternehmen, die sich in der letzten Zeit für Liemar entschieden haben, ausdrücklich über die Software hinausgeschaut haben. Die Funktionalität wurde selbstverständlich kritisch geprüft, aber auch Branchenkenntnisse, die Menschen hinter der Lösung, die Art der Zusammenarbeit und die langfristige Vision spielten eine wichtige Rolle. “Das halte ich für solide Auswahlprozesse. Natürlich muss ein Unternehmen kritisch prüfen, was unsere Lösung leisten kann. Aber ich halte es für mindestens ebenso wichtig, dass sie wissen wollen, wie wir denken, ob wir ihre Organisation wirklich verstehen und wie wir handeln, wenn es kompliziert wird.”
In verschiedenen Projekten der letzten Zeit wurde daher viel Zeit für Gespräche aufgewendet, bevor alle Details der Umsetzung zur Sprache kamen. “Man merkt dann, dass ein Unternehmen nicht nur versucht festzustellen, ob die Software passt. Es versucht auch zu beurteilen, ob wir als Partner passen. Das ist durchaus berechtigt, denn mit einem ERP-Partner arbeitet man in der Regel jahrelang zusammen.”
Wörter wie mitdenken, Partnerschaft, Halt und Branchenkenntnisse werden mittlerweile häufig auf dem ERP-Markt verwendet. Niels sieht darin eine logische Entwicklung, macht jedoch auch eine Anmerkung dazu. “Solche Begriffe lassen sich leicht verwenden. Letztendlich muss ein Kunde sie aber selbst erleben.”
Für Liemar bedeutet Branchenkenntnis mehr als nur die Terminologie des Stahlbaus zu kennen. Es geht vor allem darum, Situationen und Muster zu erkennen. “Wenn man jahrelang mit projektorientierten Stahl- und Metallbauunternehmen zusammenarbeitet, erkennt man bestimmte Dinge schneller.” Das Gleiche gilt für den persönlichen Kontakt. “Das bedeutet für mich, dass man wirklich versteht, was innerhalb einer Organisation vor sich geht, und dass man engagiert bleibt. Auch nach der Implementierung.”
“Software ist kein Selbstzweck. Man möchte, dass die Menschen besser zusammenarbeiten können, dass Informationen miteinander verknüpft sind und dass man früher und besser steuern kann.” Funktionalität, Technik und eine gute Gestaltung bleiben natürlich wichtige Voraussetzungen. Wer jedoch nur danach auswählt, bewertet nur einen Teil der zukünftigen Zusammenarbeit.
“Die wertvollsten Gespräche drehen sich letztendlich selten um einen Bildschirm”, fasst Niels zusammen. “Es geht darum, wie ein Unternehmen funktioniert, wohin es will und welche Bereiche es besser in den Griff bekommen möchte. Die Software muss dies dann unterstützen.”
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